​Informationspflicht gemäß EU-DSGVO


1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle
Wohnbau eG Wohnungsbaugenossenschaft Essen
2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer
Vorstand: Dipl.-Finw. (FH) Claus-Werner Genge Dr.-Ing. Jasmin Janßen
3. Anschrift der verantwortlichen Stelle
Wohnbau eG Wohnungsbaugenossenschaft Essen
Rankestr. 15
45144 Essen
4. Datenschutzbeauftragter
Frank Vohwinkel
IT Berater / geprüfter Datenschutzbeauftragter
VdW Treuhand GmbH
Kanzlerstraße 2
40472 Düsseldorf
Telefon: 0211.95 99-0
Email: vohwinkel@vdw-treuhand.de
Sitz der Gesellschaft: Goltsteinstr. 29, 40211 Düsseldorf
5. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
- Vermietung von Wohnraum:
o Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
o Interessentenverwaltung
o Mietverwaltung
o Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
o Verwaltung
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, Heizkostenverordnung, Meldegesetze
- Verkauf von Immobilien
o Planung und Durchführung von Bestandsveräußerungen bzw. Bauträgergeschäften
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung
- Beschäftigungsverhältnisse (Mitarbeiter):
o Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, EStG, Sozialgesetzbücher, Betriebsverfassungsgesetz
- Fremdverwaltung, Drittverwaltung, Geschäftsbesorgung:
o Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
o Interessentenverwaltung
o Mietverwaltung
o Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
o Verwaltung
Rechtsgrundlage: Vertrag, Vertragsanbahnung
- Verwaltung der Mitgliedschaft bei Genossenschaften:
o Führung der Mitgliederliste
o Dividendenausschüttung
o Abfrage KiStAM
o Meldung 45d EstG (Freistellungsaufträge)
Rechtsgrundlage: Vertrag, Genossenschaftsgesetz, Einkommensteuergesetz
- Wohnungseigentumsverwaltung
o Eigentümerliste
o Beschlusssammlung
o Hausgeldabrechnung
o Wahrung der rechtlichen Interessen der WE-Gemeinschaft
Rechtsgrundlage: Vertrag, Wohneigentumsgesetz
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
- Interne Empfänger:
o Weitere Abteilungen der Wohnbau eG, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältniss beauftragt sind.
o Zur Wahrung berechtigter Interessen der Wohnbau eG (z.B. Forderungsmanagement)
o Arbeitnehmervertretung im Rahmen der Anbahnung bzw. Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses
- Externe Empfänger:
o IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z.B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller, etc.)
o Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater
o Rechtsanwälte (Mieterstreitigkeiten, Inkasso, Räumung)
o Messdienstunternehmen
o Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen)
o Inkasso-Unternehmen
o Auskunfteien
o Banken
o Mietinteressenten bei Folgevermietung
o Energieversorgungsunternehmen
o Dienstleister Gehaltsabrechnung
- Ämter und Behörden
o Landratsämter, Wohnungsämter, Gemeinden (für Sozialwohnungen/Wohnberechtigungsschein erforderlich)
o Gerichte
o Sozialamt
o Gesundheitsamt
o Finanzamt
o Arge/Jobcenter
o Einwohnermeldeamt
o Bundeszentralamt für Steuern
7. Regelfristen für die Löschung der Daten
Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungszeiträume oder Angaben auf den jeweiligen Formularen
8. eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
Keine Übermittlung außerhalb der EU
9. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben ein Recht auf:
- Auskunft über ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten
- Berichtigung der hinterlegen personenbezogenen Daten
- Löschung nicht mehr benötigter Daten
- Einschränkung der Nutzung der Daten
- Widerspruch (speziell bei zuvor gegebenen Einwilligungen)
- Datenübertragbarkeit
Bitte richten Sie Anfragen bzgl. der Wahrung/Umsetzung Ihrer Rechte an: mail@wohnbau-eg-essen.de
10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-DSGVO oder das BDSG verstößt.
Beschwerden richten sie bitte an das
Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
https://www.ldi.nrw.de/
11. Information bzgl. der Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Sämtliche Daten welche der Wohnbau eG bereitgestellt werden, sind notwendig um die Durchführung eines Mietverhältnisses, eines Immobilienkaufs, einer Mitgliedschaft in der Genossenschaft, die Wohnungseigentumsverwaltung oder eines Beschäftigungsverhältnisses gewährleisten zu können.
In jedem dieser Fälle bezieht sie die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten der Betroffenen auf ein entsprechendes Vertragsverhältnis oder der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses oder auf gesetzlichen Vorschriften.
12. Automatische Entscheidungsfindung (§ 13 Abs. 2f DSGVO)
Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.
Stand: Mai 2020